Klacht bespreken op school

Als een ouder zich zorgen maakt of ontevreden is over het handelen van de medewerker, verwachten we dat een ouder daarover in gesprek gaat met de medewerker. Het is aan de medewerker om goed in beeld te krijgen waar de zorgen zitten en wat daaraan gedaan kan worden. Als dat niet leidt tot tevredenheid bij beide partijen, kan de schooldirecteur ingeschakeld worden. Als een ouder ontevreden is over de gang van zaken op school, kan deze ouder een gesprek aanvragen met de schooldirecteur.

Externe vertrouwenspersoon en interne contactpersoon

In uitzonderlijke situaties kan het zijn dat de ouder niet direct een klacht of zorg wil bespreken met de medewerker of de directeur. In dat geval is er de mogelijkheid om contact te leggen met de externe vertrouwenspersoon. Elk schoolbestuur is verplicht om met instemming van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad een samenwerking aan te gaan met minimaal één externe vertrouwenspersoon die aanspreekpunt is voor klachten. Deze functionaris is niet werkzaam bij OOADA en daarmee onafhankelijk. Zij kan advies geven en, met instemming van de klager, nagaan of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt. Een vertrouwenspersoon kan een melder van een klacht begeleiden en ondersteunen bij eventuele verdere stappen, bijvoorbeeld richting het schoolbestuur, de Landelijke Klachtencommissie, hulpverlening of justitie. De externe vertrouwenspersoon behartigt in eerste instantie de belangen van de klager. Daarnaast hebben scholen minimaal één intern contactpersoon. De interne contactpersoon is een teamlid of een ouder. Beide functies zijn erop gericht om aanspreekpunt te zijn bij klachten van leerlingen, ouders en medewerkers. Zij luisteren, ondersteunen de klager bij het verhelderen van de klacht en de wensen, helpen mee bij de vervolgstappen en ze informeren ouders en medewerkers over de klachtenregeling. Het verschil tussen interne contactpersonen en de externe vertrouwenspersoon heeft te maken met onafhankelijkheid. De externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en niet verplicht vertrouwelijke informatie over ernstige zaken (grensoverschrijdend gedrag, seksuele intimidatie, seksueel misbruik, discriminatie, etc.) te delen met de schooldirecteur en bestuur. De interne contactpersoon heeft die meldplicht wel. De stichting Openbaar Onderwijs aan de Amstel beschikt over een onafhankelijke, externe vertrouwenspersoon:

Mevrouw Minke Fuijkschot

Email: mfuijkschot[at]hetabc.nl

Bemiddeling en mediation

Als de schooldirecteur er met de ouders niet uitkomt, kan de schooldirecteur een beroep doen op het beleidsmedewerkers van het bestuurskantoor voor bemiddeling. Als de ouder hiervoor openstaat, kan de beleidsmedewerker de ouder(s) en de schooldirecteur (en eventueel andere betrokkenen van school) uitnodigen voor een gesprek. De beleidsmedewerker bemiddelt volgens de principes van “oplossingsgerichte communicatie”. Dat houdt in dat de beleidsmedewerker duidelijk probeert te krijgen welk doel de ouder heeft met de klacht en wat voor de ouder en de school de gewenste situatie is. Vervolgens wordt besproken wat al goed gaat om op basis daarvan vast te stellen wat er nog nodig is om de gewenste situatie te bereiken. Een schooldirecteur kan er ook voor kiezen om een externe mediator in te schakelen als er sprake is van een ‘verstoorde verstandhouding’. Als de bemiddeling naar tevredenheid van beide partijen is verlopen, wordt de procedure afgesloten met een gespreksverslag waarin de resultaten en afspraken van de bemiddeling worden verwoord.

Indienen van een officiële klacht

Als het overleg met de schooldirecteur voor ouders niet heeft geleid tot een bevredigend resultaat, of als afgezien is van bemiddeling/mediation of als bemiddeling/mediation niet het gewenste effect heeft gehad, kunnen ouders een klacht indienen bij het schoolbestuur. Dit kan tot uiterlijk 4 weken vóór het eind van het schooljaar waarop de klacht betrekking heeft. Wanneer een klacht later wordt ontvangen zal deze bij de start van het nieuwe schooljaar in behandeling worden genomen.
De volledige klachtenregeling is als download beschikbaar onderaan deze pagina. Op hoofdlijnen ziet de procedure er alsvolgt uit:
De rol van het bestuur is om de klacht zorgvuldig te onderzoeken en waar mogelijk de situatie te de-escaleren met een oplossingsgerichte benadering. Het gaat om een intern onderzoek. Het bestuur zal zich bij de afhandeling van een klacht uitsluitend richten op de handelwijze van de school. De toets zal zijn of de school zorgvuldig, integer, correct en volgens de wettelijke verplichtingen heeft gehandeld. Het bestuur maakt geen inhoudelijke afwegingen over onderwijskundige of organisatorische aspecten van de schoolorganisatie. Als een ouder zich bijvoorbeeld beklaagt over het gegeven basisschooladvies, zal het bestuur uitsluitend toetsen of het basisschooladvies zorgvuldig tot stand is gekomen. Het bestuur kan niet oordelen over het basisschooladvies zelf. Hetzelfde geldt voor de groepsindeling en de bemensing van de klassen bijvoorbeeld. De klachtenregeling bestaat uit de volgende stappen:

1. U kunt een mail sturen naar info@ooada.nl. U kunt ook een brief sturen met daarin uw klacht naar: Stichting Openbaar Onderwijs aan de Amstel, Postbus 51356, 1007 EJ Amsterdam, t.a.v. het college van bestuur en o.v.v "klacht".
   
   
2. U ontvangt een ontvangstbevestiging.
   
   
3. Het bestuur bepaalt of de klacht ontvankelijk is. Alleen ontvankelijke klachten worden door het bestuur in behandeling genomen. Van een niet-ontvankelijke klacht is sprake als:
   
   a. de klacht nog niet is besproken met de schooldirecteur. De beleidsmedewerker van de stichting gaat dit na zonder in te gaan op de inhoud van de klacht. Als de klacht nog niet met de schooldirecteur is besproken wordt de ouder terug verwezen naar de schooldirecteur.
   
   b. de leerling op het moment van dagtekening niet meer ingeschreven is op de school waarop de klacht betrekking heeft. Wel is het mogelijk om schriftelijke zienswijze op het handelen van de school te sturen naar het bestuur. Deze zienswijze zal met de school besproken worden;
   
   c. de klacht betrekking heeft op het gedrag van een andere ouder of ouders of personen die niet deel uitmaken van het schoolteam of vrijwilligerswerk verrichten voor de school. Dergelijke situaties vallen onder de verantwoordelijkheid van ouders zelf. Bij ernstige situaties kan de ouder al dan niet met een aangifte contact opnemen met de politie;
   
   d. de klacht betrekking heeft op het gedrag van een kind dat niet is ingeschreven op de school waar het kind van de ouder is ingeschreven;
   
   
4. U ontvangt een e-mail waarin staat of de klacht ontvankelijk of niet-ontvankelijk is. Als uw klacht ontvankelijk wordt verklaard, wordt in dezelfde mail kenbaar gemaakt dat de beleidsmedewerker van het bestuur de klacht gaat onderzoeken.
   
   
5. Als een mondelinge toelichting op de klacht nodig is, wordt u daarvoor benaderd. Mocht u zelf een mondelinge toelichting willen geven, dan kunt u dat kenbaar maken. We gaan er vanuit dat we slechts één van de ouders met ouderlijk gezag kunnen bellen voor een toelichting. Mochten beide ouders een toelichting willen geven, omdat beide ouders niet dezelfde zienswijze hebben, dan moet dat kenbaar gemaakt worden.
   
   
6. Op basis van de klacht en eventueel een mondelinge toelichting, gaat de beleidsmedewerker in gesprek met de schooldirecteur en eventueel andere betrokkenen van school.
   
   
7. De beleidsmedewerker koppelt vervolgens uw klacht en de reactie van school terug met het college van bestuur.
   
   
8. Het college van bestuur formuleert een schriftelijke reactie op de klacht. Deze reactie wordt naar u gemaild en via de post verstuurd.

Als u zich niet kunt vinden in de reactie van het college van bestuur, bestaat de mogelijkheid uw klacht voor te leggen aan de Landelijke Klachtencommissie (LKC), waarbij ons schoolbestuur is aangesloten.De klachtencommissie onderzoekt de klacht en adviseert het bestuur over eventueel te nemen maatregelen. Het reglement van de Landelijke Klachtencommissie is in te zien op de website www.onderwijsgeschillen.nl

Landelijke Klachten Commissie (LKC)

Postbus 85191

3508 AD Utrecht

030-2809590

info[at]onderwijsgeschillen.nl

Klachtenregeling OOadA